Auf Du und Du mit dem Roboter

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Manche Aufgaben wiederholen sich für Mitarbeitende immer wieder. Sie sind zeitraubend und deshalb auf Dauer ermüdend: Zahlen für das monatliche Reporting aus drei Systemen zusammenzustellen beispielsweise, oder Kundendaten von einem in ein anderes System zu übertragen. Die Einführung von Robotern kann das ändern. Wie Robotic-Process-Automation (RPA) für Großunternehmen und Mittelständler funktionieren kann, damit beschäftigt sich Prof. Dr. Christian Langmann, Professor für Controlling und Rechnungswesen an der Hochschule München.

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HM: Die Digitalisierung von Arbeitsprozessen ist ein weites Feld. Was genau ist „Robotic-Process-Automation“, kurz RPA?

Christian Langmann: RPA bezeichnet vereinfacht Software-Roboter, die in der Lage sind, ganze Geschäftsprozesse oder einzelne Prozessschritte selbständig automatisiert durchzuführen. Der Roboter interagiert dabei mit den am Prozess beteiligten Anwendungen und ahmt die menschliche Benutzerinteraktion nach. Im Vergleich zu anderen Automatisierungsansätzen zeichnet sich RPA durch die Möglichkeit aus, sie relativ schnell und einfach einzuführen. Manchmal kann die Entwicklung neuer Roboter direkt im Fachbereich erfolgen. Innerhalb weniger Wochen können Roboter programmiert und jene wiederum innerhalb weniger Tage neuen Anforderungen angepasst werden. Ziel ist eine höhere Effizienz der sich immer wiederholenden Arbeitsschritte.

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Wie arbeiten Roboter und Mitarbeitende nach Einführung der RPA konkret zusammen?

In Form von ‚Attended Robots‘ liegen Roboter meist direkt auf dem Desktop des Benutzers und werden von diesem gestartet. Beispielsweise startet der Controller einen Roboter, um die monatlichen Daten für das Reporting aus den diversen Quellsystemen zu ziehen und in ein Excelblatt abspeichern zu lassen.

Bei ‚Unattended Robots‘ startet und bearbeitet der Roboter seinen Prozess selbständig. Nur einzelne Prozessschritte werden vom Roboter abgearbeitet, notwendige komplexe Entscheidungen treffen weiterhin die Mitarbeiter. Kommt der Roboter nicht mehr weiter, übergibt er an den Mitarbeiter, bis er selbst wieder übernehmen kann.

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Welche Umstellung bedeutet die Einführung von Robotern jeweils für Mitarbeitende und Führungskräfte?

Aus meiner Sicht sollten alle Mitarbeitende ein Grundverständnis von Robotics bekommen, um zu verstehen, was Roboter leisten können und was nicht. Oft können sie einfache Roboter bald auch selbst entwickeln oder anpassen – zu Zeiten visueller Oberflächen ist das leicht zu erlernen. Für Führungskräfte ändert sich durch RPA das Aufgabenspektrum maßgeblich: Ressourcenplanung muss nicht nur für Mitarbeitende, sondern auch für Roboter erfolgen. Sie müssen überlegen, in welcher Kombination Mitarbeiter und Roboter am besten zusammenarbeiten. Bei der Einführung von RPA ist es meines Erachtens wichtig, über neue Rollen und Changemanagement nachzudenken. Oft wird das Thema allein als technischer Vorgang behandelt.

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Ein kleiner Ausblick: Wie wird sich RPA künftig entwickeln?

Der RPA-Markt dürfte in den nächsten Jahren weiterwachsen. Der zunehmende Effizienzdruck durch die Corona-Krise wird das Seine dazu beitragen. Derzeit brennt sozusagen das Haus der Unternehmen, erst nach der Krise werden sich die ersten Unternehmen wahrscheinlich an einen Umbau auch tragender Konstruktionselemente heranwagen. Dazu wird auch RPA gehören. Während Großkonzerne wie die Telekom oder Daimler seit vielen Jahren Erfahrung mit der Einführung von RPA zu tun haben, kommt die Technologie meines Erachtens in kleinen und mittleren Unternehmen gerade erst an. Doch RPA erfordert keine riesigen Investitionen. Stellen sich die erwarteten Effizienzgewinne durch RPA nicht ein, lassen sich die Roboter auch einfach wieder abschaffen.

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Das Interview führte Christiane Taddigs-Hirsch