Datenverarbeitung und Datenschutzerklärung
Hochschule für angewandte Wissenschaften München
Datenschutz ist für die Hochschule München (HM) ein großes Anliegen und ihre gesetzliche Verpflichtung. Um die Sicherheit persönlicher Daten angemessen bei der Übertragung zu schützen, verwendet die HM, orientiert am aktuellen Stand der Technik, entsprechende Verschlüsselungsverfahren (z.B. SSL/TLS) und gesicherte technische Systeme.
Verantwortlicher
Hochschule für angewandte Wissenschaften München
Lothstr. 34
D-80335 München
Tel.: +49 89 12 65 - 0
Fax: +49 89 12 65 - 3000
E-Mail: kommunikation@hm.edu
Internet: www.hm.edu
Die Hochschule für angewandte Wissenschaften München ist eine Körperschaft des Öffentlichen Rechts. Sie wird durch ihren Präsidenten Prof. Dr. Martin Leitner gesetzlich vertreten.
Behördlicher Datenschutzbeauftragter
Der behördliche Datenschutzbeauftragte der Hochschule München ist per E-Mail unter den Adressen datenschutzbeauftragter@hm.edu und telefonisch unter +49 9951 99990-500 erreichbar.
Allgemeine Informationen
Zwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung
Zweck der Verarbeitung ist die Erfüllung vom Gesetzgebenden zugewiesenen öffentlichen Aufgaben der Hochschule München.
Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung persönlicher Daten ergibt sich, soweit nichts anderes angegeben ist, aus Art. 4 Abs. 1 des Bayerischen Datenschutzgesetzes (BayDSG) im Rahmen der Öffnungsklausel des Art. 6 Abs. 2─3 i.V.m. Abs. 1 UAbs. 1 lit e der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO). Demnach ist es der HM erlaubt, die zur Erfüllung einer der Hochschule obliegenden Aufgabe erforderlichen Daten zu verarbeiten.
Soweit in eine Verarbeitung eingewilligt wurde, stützt sich die Datenverarbeitung auf Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 lit a DSGVO.
Empfangende oder Kategorien von Empfangenden der personenbezogenen Daten
IT-Dienstleisterinnen und -dienstleister der HM können im Rahmen der mit der HM abgeschlossenen Verträge zur Auftragsverarbeitung Empfangende personenbezogener Daten sein.
Sämtliche Inhalte des zentralen Internetangebots der HM werden auf Servern der Hochschule München und des Leibniz-Rechenzentrums (LRZ), Boltzmannstaße 1, D-85748 Garching betrieben, gepflegt und zur Verfügung gestellt.
Gegebenenfalls werden Daten an die zuständigen Aufsichts- und Rechnungsprüfungsbehörden zur Wahrnehmung der jeweiligen Kontrollrechte übermittelt.
Dauer der Speicherung der personenbezogenen Daten
Daten werden nur so lange gespeichert, wie dies unter Beachtung gesetzlicher Aufbewahrungsfristen zur Aufgabenerfüllung erforderlich ist.
Personalisierte Administrations- und Redaktionszugänge zur HM-Webseite werden nach Ausscheiden der betreffenden Person in der Verarbeitung beschränkt und ein Jahr nach Abschluss des Jahres zum Zeitpunkt des Ausscheidens gelöscht.
Protokolldateien werden als personenbezogene Daten im Regelfall höchstens 7 Tage aufbewahrt.
Die Hochschule München verarbeitet personenbezogene Daten ihrer Studierenden, Studieninteressierten und Alumni.
Informationen zum Datenschutz, insbesondere zu Zweck und Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung im Rahmen des Bewerbungsverfahrens, der Studierendenorganisation und der Studierendenverwaltung, sind unter Datenschutzhinweis für Studienbewerbende, Studierende und Alumni hinterlegt.
Nähere Informationen zum Datenschutz zum Zwecke der Online-Lehre und der Online-Prüfung sind jeweils im Datenschutzhinweis zu Online-Lehre und im Datenschutzhinweis zur elektronischen Fernprüfung hinterlegt.
Informationen zur Nutzung der Online-Studienberatung und Online-Terminvereinbarung (https://online-studienberatung.hm.edu) finden Sie hier hinterlegt als Datenschutzhinweise für die Online-Studienberatung (Instant-Chat und Registrierung, Chatbot) und Online-Terminvereinbarung.
Informationen zur Datenverarbeitung für den Zweck der Auszahlung der Energiepreispauschale finden Sie hier (Datenschutzhinweise zur Datenverarbeitung zum Zweck der Auszahlung der Energiepreispauschale).
Bei Bewerbungen auf ausgeschriebene Stellen der Hochschule München verarbeitet die Hochschule München die jeweiligen Daten der Bewerbenden ausschließlich zu diesem Zweck. Weitere Informationen zur Datenverarbeitung, insbesondere zu Zweck und Rechtsgrundlage, sind unter dem Datenschutzhinweis für Bewerbende zu finden.
Ebenfalls verlinkt finden Sie hier die Datenschutzhinweise zur Persönlichkeitseinschätzung im Berufungsverfahren .
Die Hochschule München verarbeitet personenbezogene Daten zur Durchführung von Befragungen zu Qualitätssicherungs- und Forschungszwecken. Detaillierte Informationen zum Datenschutz, insbesondere zu Zweck und Rechtsgrundlage dieser Datenverarbeitung, sind im Datenschutzhinweis für Teilnehmende an Befragungen hinterlegt.
Die Hochschule München verarbeitet personenbezogene Daten bei der Nutzung des Terminbuchungssystems anny. Es dient zur Buchung und Organisation von Lesesaalplätzen, Lernräumen, Online- und Präsenz-Schulungsveranstaltungen, Beratungsterminen und Buch-Abholterminen. Detaillierte Informationen sind im Datenschutzhinweis für die Nutzung des Terminbuchungssystems anny hinterlegt.
Die Hochschule München verarbeitet personenbezogene Daten zur Durchführung der Lehrveranstaltungsevaluation. Detaillierte Informationen zum Datenschutz, insbesondere zu Zweck und Rechtsgrundlage dieser Datenverarbeitung, sind in der Datenschutzinformation für Lehrende im Rahmen der Lehrveranstaltungsevaluation hinterlegt.
Im Rahmen der Förderung der Forschung und des wissenschaftlichen Nachwuchses werden von der Hochschule München personenbezogene Daten verarbeitet. Weitere Informationen zur Datenverarbeitung, insbesondere zu Zweck und Rechtsgrundlage, sind im Datenschutzhinweis der Abteilung FORWIN zu finden.
Ebenfalls verlinkt finden Sie hier die Datenschutzhinweise für das Forschungsinformationssystem der HM .
Beim Besuch der Webseiten der Hochschule München werden personenbezogene Daten verarbeitet. Weitere Informationen zur Datenverarbeitung, insbesondere zu Zweck und Rechtsgrundlage, sind im Datenschutzhinweis für Webseitenbesuchende zu finden.
Die Hochschule München bietet gemäß Art. 2 Abs. 2 S. 3 und 5 BayHIG, Art. 17 Abs. 1 BayDIG auf ihren Webseiten Dienste und Verwaltungsleistungen sowie Informationen für die Öffentlichkeit über ihre Tätigkeit. Weitere Informationen zur Datenverarbeitung, insbesondere zu Zweck und Rechtsgrundlage, sind im Datenschutzhinweis für die Nutzung von sozialen Medien zu finden.
Bei der Teilnahmen an Gewinnspielen der Hochschule München werden personenbezogene Daten verarbeitet. Weitere Informationen zur Datenverarbeitung, insbesondere zu Zweck und Rechtsgrundlage, sind im Datenschutzhinweis für Gewinnspielteilnehmende zu finden.
Für die Durchführung der gesetzlich vorgeschriebenen Arbeitsschutzunterweisungen gem. § 12 ArbSchG setzt die Hochschule München derzeit ein Verfahren der TÜV Rheinland Akademie GmbH ein. Zwischen der TÜV Rheinland Akademie GmbH, die als externer Dienstleister auftritt und der Hochschule München wurde die datenschutzrechtlich erforderliche Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO abgeschlossen. In dieser verpflichtet sich der externe Dienstleister dazu, die Daten der an der Hochschule beschäftigten Personen zu schützen und gemäß den geltenden Datenschutzbestimmungen ausschließlich in unserem Auftrag und nach unseren Weisungen zu verarbeiten.
Zum Zweck der Durchführung der Schulungen sind wir im Rahmen der Erfüllung unserer gesetzlichen Verpflichtung und Wahrnehmung der uns übertragenen Aufgaben berechtigt, eine Liste der Beschäftigten der Hochschule durch die Personalabteilung erstellen und den erforderlichen Empfängern übermitteln zu lassen sowie regelmäßige Aktualisierungen vorzunehmen. Die Unterweisungsnachweise werden zwei Jahre aufbewahrt und danach durch die Personalabteilung gelöscht.
Die Hochschule München stellt allen Hochschulangehörigen die HM-KI bereit und bietet damit eine Möglichkeit, künstliche Intelligenz (KI) in die Arbeitsprozesse zu integrieren. Weiterführende Informationen finden Sie in den Hinweisen zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit der Nutzung von HM-KI.
Im Rahmen von Forschungsprojekten der Gruppe „Kooperative Autonome Systeme“ werden Daten mit Personenbezug verarbeitet. Weiterführende Informationen finden Sie in den Datenschutzhinweisen für Projekte für die Forschungsgruppe „Kooperative Autonome Systeme“ des IAMLIS"
Die Hochschule München beantwortet Anfragen und mitgeteilten Anliegen oder Meinungen und spricht Hochschulmitglieder, Projekt- und Kooperationspartner:innen und sonstige Personen mit Rundmails an, um Sie mit allgemeinen Informationen und mit Informationen zu speziellen Themen zu versorgen, um sie zu Umfragen im Rahmen von Forschung und Sicherung der Qualität oder zu Veranstaltungen einzuladen.
Weiterführende Informationen finden Sie in den Hinweisen zu Datenschutz im Rundmailtool .
Die Hochschule München setzt zur Pflege und zur Verwaltung unserer Projekt- und Kooperationspartner sowie Interessentenbeziehungen ein CRM-System ein. Das CRM-System ermöglicht uns, Ihre Kontaktinformationen zu verwalten, Ihre Kontaktanfragen zu beantworten, Sie mit Rundmails zu allgemeinen und speziellen Themen anzusprechen oder zu Veranstaltungen einzuladen.
Weiterführende Informationen finden Sie in den Hinweisen zur Datenverarbeitung bei Verwendung eines CRM-Systems .
Wir, die Hochschule München (nachfolgend auch „Hochschule“, „wir“ oder „uns“) informieren Sie nachfolgend darüber, zu welchen Zwecken und aufgrund welcher Rechtsgrundlage wir, für wie lange Ihre personenbezogenen Daten zu den hier genannten Zwecken verarbeiten, wenn Sie sich um eine Promovierendenstelle bewerben und oder Ihr Promotionsvorhaben angenommen wurde. Welche Rechte Ihnen hinsichtlich der Datenverarbeitung zustehen, können Sie unter dem nachfolgenden Link nachlesen: https://hm.edu/datenschutz/
Bitte nehmen Sie sich die Zeit, unsere Datenschutzhinweise zu lesen, da sie wichtige Informationen darüber enthalten, wie wir mit Ihren persönlichen Daten umgehen.
Inhalt dieser Hinweise
Sofern wir im Text den Begriff „Daten“ verwenden, sind ausschließlich personenbezogene Daten im Sinne des Art. 4 Nr. 1 DSGVO gemeint.
Verwaltung von Promotionsvorhaben
Wenn Sie bei einem unserer Promotionszentren eine Promotion anmelde, verarbeiten wir die Daten, die Sie uns im Rahmen des Bewerbungsprozesses in unserem Promovierendenportal „docDaten“, überlassen. Wir verarbeiten Ihre Daten ausschließlich zur Bearbeitung und Verwaltung Ihrer Promotionsbewerbung. Wir erheben Informationen die erforderlich sind, damit wir eine Entscheidung darüber treffen können, ob wir Ihr Promotionsvorhaben bei uns annehmen. Im Wesentlichen handelt es sich um die nachfolgenden Kategorien von Informationen:
- Angaben zur Person (Persönliche Informationen);
- Kontaktdaten;
- Angaben zur Qualifikation, inkl. Zeugnisse;
- Angaben zur Promotion, inkl. Dissertation, Gutachten zu derselben und Publikation.
Die konkreten Datenarten, die wir im Zusammenhang mit der Promotionsbewerbung verarbeiten, entnehmen Sie bitte dem Formular im Portal. Die im Formular als Pflichtangaben abgefragten Informationen (Pflichtangaben) sind als solche mit einem Stern (*) kenntlich gemacht. Ohne die Angabe der Pflichtangaben ist eine Promotionsbewerbung nicht möglich.
Alle anderen abgefragten Informationen sind freiwillige Angaben. Wir fragen sie ab, um Ihnen spezielle Unterstützungsangebote, wie bspw. Kinderbetreuung, anbieten zu können.
Nachdem ihr Promotionsvorhaben von uns angenommen wurde, verarbeiten wir die im Rahmen der Promotionsbewerbung überlassenen Informationen im Rahmen der Verwaltung Ihrer Promotion in der Promovierendenakte.
Zweck und Rechtsgrundlage
Wir verarbeiten Ihre Daten, um die eingereichten Promotionsvorhaben im Rahmen der Entscheidung über die Annahme sowie nach Annahme effektiv verwalten zu können.
Wir verarbeiten die im Rahmen der Promotionsbewerbungen überlassenen Pflichtdaten gemäß Art. 6 Abs. 1 Buchstabe c), Abs. 2 und Abs. 3 DSGVO in Verbindung mit (i.V.m.) Art. 97 Abs. 4, Art. 87 Abs. 3 BayHIG i.V.m. Art. 6 Abs. 1 Buchstabe e), Abs. 2 und Abs. 3 DSGVO i.V.m. Art. 4 Abs. 1 BayDSG i.V.m. der Rahmenpromotionsordnung der Hochschule für angewandte Wissenschaften München. Die freiwilligen Angaben verarbeiten wir auf Grundlage einer Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 Buchstabe a), Art. 7 und Art. 4 Nr. 11 DSGVO.
Empfänger
Die technische Bereitstellung unseres Promovierendenportal erfolgt auf unseren eigenen und von uns betriebenen Servern. Eine Offenlegung Ihrer Daten an weitere Empfänger findet nicht statt.
Verwaltung von Nutzerkonten
Damit Sie das von uns eingesetzte Promovierendenportal verwenden können, müssen Sie sich registrieren und ein Nutzerkonto angelegen.
Im Zusammenhang mit der bloßen Registrierung und Bereitstellung eines Nutzerkontos verarbeiten wir den Benutzernamen, die E-Mailadresse und ein selbstgewähltes Passwort. Das Passwort verarbeiten wir ausschließlich in einer gehashten Form.
Die Registrierung ist stets an die Absicht ein Promotionsvorhaben einzureichen gebunden. Das bedeutet, dass im Zusammenhang mit Ihrer Promotionsbewerbungen die Registrierung in unserem Portal erfolgt.
Zweck und Rechtsgrundlage
Die Registrierung in unserem Portal erfolgt freiwillig auf Grundlage Ihrer Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 Buchstabe a), Art. 4 Ziffer 11 i.V.m. Art. 7 Abs. 4 DSGVO.
Die Verarbeitung Ihrer Daten in Zusammenhang mit der Bereitstellung eines Nutzerkontos in unserem Portal erfolgt im Rahmen unseres Interesses die relevanten Informationen über Personen, die bei uns promovieren effizient, effektiv und datensparsam verwalten zu können. Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6 Abs. 1 Buchstabe e), Absatz 2 und 3 DSGVO i.V.m. Art. 4 Abs. 1 BayDSG in Verbindung mit den entsprechenden Normen in den einschlägigen Spezialgesetzen, insb. im Gesetz über die Digitalisierung im Freistaat Bayern.
Empfänger
Ihre Daten werden nur, wie oben beschrieben, ausschließlich auf unseren Servern verarbeitet. Eine Offenlegung Ihrer Daten an weitere Empfänger oder eine Übermittlung an ein Drittland, d.h. ein Land außerhalb des Geltungsbereichs der DSGVO oder eine internationale Organisationen, erfolgt nicht.
Aufbewahrung und Löschung
Sofern Ihre Promotionsbewerbung ohne Erfolg geblieben ist, und wir Ihr Promotionsvorhaben nicht angenommen haben, löschen wir Ihre Promotionsbewerbungsunterlagen nach Ablauf der Frist, während der Sie einen Rechtsbehelf gegen unsere Entscheidung einlegen können, in der Regel also nach Ablauf von einem Monat nach Zugang der Entscheidung.
Sofern wir Ihr Promotionsvorhaben angenommen haben. Verarbeiten wir Ihre Daten nach Abschluss Ihrer Promotion nur solange dies für die Zwecke, für die sie erhoben oder auf sonstige Weise verarbeitet wurden, notwendig ist. Das ist in der Regel der Ablauf des Wintersemesters, das auf das Kalenderjahr folgt, indem die Publikation einschließlich Ablieferung von Pflichtexemplaren der Dissertation bei den Bibliotheken erfolgt.
Ihr Nutzerkonto in unserem Portal wird gelöscht, sofern Sie Beschäftigte des Promotionszentrums sind, mit Ihrem Ausscheiden aus Ihrer Funktion, spätestens mit Ihrem Ausscheiden aus der Hochschule. Sofern Sie sich ein Nutzerkonto im Rahmen einer Promotionsbewerbung eingerichtet haben, nachdem wir die darin verarbeitetet Daten nicht mehr benötigen für die Zwecke, für die sie erhoben wurden. Das bedeutet, dass wir Nutzerkonten löschen, nach Ablauf der vorgenannten Fristen.
Erstellung von Promotionsstatistiken
Zur Berichterstattung gegenüber Staatsministerien und Öffentlichkeit verwenden wir einen Teil der in unserem Portal verarbeiteten Daten ausschließlich ohne Personenbezug in anonymisierter Form. Dabei werden die Daten so behandeln, dass kein Rückschluss auf eine konkrete Person möglich ist.
Zu anonymisierten Statistikzwecken insb. im Rahmen der Erfüllung unserer Verpflichtungen nach dem Hochschulstatistikgesetz werden ausschließlich die gesetzlich vorgeschriebenen Daten verarbeitet. Gegenwärtig sind es die nachfolgenden Informationen: Geschlecht; Geburtsmonat und -jahr; Staatsangehörigkeit, weitere Staatsangehörigkeit; Land, Kreis und Jahr des Erwerbs sowie Art der Hochschulzugangsberechtigung; bei Erwerb der Hochschulzugangsberechtigung außerhalb der Bundesrepublik Deutschland der Staat des Erwerbs; Bezeichnung der Hochschule sowie Semester und Jahr der Ersteinschreibung für ein Studium; bei Ersteinschreibung an einer Hochschule außerhalb der Bundesrepublik Deutschland der Staat der Hochschule; Art, Fach, Semester, Monat und Jahr des bereits abgelegten Prüfungsabschlusses sowie Prüfungserfolg und Gesamtnote abgelegter Prüfungen; Hochschule, an der der vorherige Abschluss erworben wurde; bei Erwerb des vorherigen Abschlusses außerhalb der Bundesrepublik Deutschland der Staat, in dem der vorherige Abschluss erworben wurde; Bezeichnung der Hochschule, an der promoviert wird; Art der Promotion; Promotionsfach; Art der Registrierung als Promovierender; Immatrikulation als Promotionsstudierende oder Promotionsstudierender; Monat und Jahr des Promotionsbeginns und der Beendigung des Promotionsverfahrens; Teilnahme an einem strukturierten Promotionsprogramm; Beschäftigungsverhältnis an der Hochschule; Art der Dissertation.
Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6 Abs. 1 Buchstabe c), Abs. 2 und Abs. 3 DSGVO in Verbindung mit den einschlägigen Normen des Hochschulstatistikgesetzes (HStatG) sowie des Gesetz über die Statistik für Bundeszwecke (BStatG). Die Auskunftspflicht für die Hochschule ergibt sich aus § 10 Absatz 1 HStatG in Verbindung mit § 15 BStatG. Nach § 10 Absatz 2 HStatG sind die Leitungen der in § 2 Nummer 1 HStatG genannten Einrichtungen auskunftspflichtig. Nach § 10 Absatz 4 HStatG sind die Auskünfte aus den Unterlagen dieser Einrichtungen zu erteilen. Die zu verarbeitenden Daten ergeben sich gegenwärtig aus § 5 Abs. 2 HStatG.
Weitere Informationen
Bei Fragen zur Verarbeitung von Ihren Daten wenden Sie sich vertrauensvoll an den Datenschutzbeauftragen unter datenschutzbeauftragter@hm.edu. Bei Fragen zum Verwaltung von Promotionsvorhaben wenden Sie sich bitte an promotionszentren@hm.edu.
Letzte Aktualisierung: 23. April 2024
Die Hochschule für angewandte Wissenschaften München nutzt Microsoft 365 als cloudbasierte Lösung für insbesondere E-Mail-Kommunikation, Dokumentenverwaltung und Office-Anwendungen. Microsoft 365 umfasst den Online-Dienst Office 365 sowie die Office-Webanwendungen und optional lokale Office-Programme im Rahmen eines Software-Abonnements. Die Nutzung erfolgt auf Basis eines bestehenden Rahmenvertrags, der die Bereitstellung von Lizenzen sowie den Zugriff auf zentrale Dienste für Beschäftigte und Studierende gewährleistet.
1. Anbieter bzw. Auftragsverarbeiter
Microsoft Ireland Operations Limited
One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown Dublin 18, Ireland
Microsoft Corporation
One Microsoft Way Redmond, Washington 98052, Vereinigte Staaten von Amerika
Datenschutz
Themenseite mit FAQ und Kontaktmöglichkeiten von Microsoft
Microsoft-Datenschutzbestimmungen
2. Allgemeine Informationen
a. Zweck
Zweck der Verarbeitung personenbezogener Daten ist die Bereitstellung und Nutzung des von der Hochschule für angewandte Wissenschaften München zur Verfügung gestellten Dienstes „Microsoft 365“. Die Verarbeitung dient der Erfüllung von Aufgaben in Lehre, Forschung, Verwaltung, Transfer und Innovation sowie der organisatorischen und administrativen Kommunikation. Microsoft 365 dient insbesondere der Ermöglichung einer umfassenden Zusammenarbeit und Kommunikation als Hilfsmittel für eine moderne Lehre, Forschung, Verwaltung und externe Kollaboration, der Durchführung von Online-Veranstaltungen, der kollaborativen Arbeit an internen sowie externen Projekten, der Bereitstellung und dem Austausch von Dokumenten und anderen Dateien, der Kommunikation mit anderen Hochschulen und staatlichen Einrichtungen sowie sonstigen externen Nutzern aus Wirtschaft, Politik und Zivilgesellschaft, der Gewährleistung und kontinuierlichen Verbesserung der IT-Sicherheit, der Abwehr und/oder Identifikation von Angriffen auf Konten oder Funktionen der Systemumgebung sowie der Umsetzung und Optimierung digitaler Prozesse, unter anderem im Rahmen von Workflows.
Davon umfasst ist insbesondere die Nutzung der lizenzierten Produkte und Services, Bereitstellung von Updates, Gewährleistung der Informationssicherheit sowie technischen und kundenbezogenen Support.
Darüber hinaus verarbeitet Microsoft im Rahmen von Microsoft 365 bestimmte Diagnose-, Service- und Nutzungsdaten, um die Funktionsfähigkeit, Sicherheit und Weiterentwicklung der Dienste sicherzustellen.
Eine Offenlegung personenbezogener Daten an Microsoft kann dabei zu folgenden Zwecken erfolgen:
1. Abrechnungs- und Kontoverwaltung, insbesondere im Zusammenhang mit der Verwaltung von Nutzerkonten und Zahlungsprozessen
2. Vergütung sowie damit zusammenhängende Abrechnungs- und Ausgleichsprozesse
3. Interne Berichterstattung und Geschäftsmodellierung, u. a. zur Steuerung, Analyse und Weiterentwicklung von Geschäftsprozessen
4. Bekämpfung von Betrug sowie sonstige Maßnahmen zur Verhinderung missbräuchlicher Nutzung
5. Prävention, Erkennung und Abwehr von Cyberkriminalität oder Cyberangriffen sowie vergleichbaren Bedrohungen
6. Verbesserung und Weiterentwicklung der Kernfunktionalität, insbesondere in Bezug auf Barrierefreiheit, Datenschutz, Sicherheit oder Energieeffizienz
7. Finanzberichterstattung sowie damit verbundene Dokumentations- und Nachweispflichten
8. Einhaltung gesetzlicher Verpflichtungen sowie sonstiger regulatorischer und rechtlicher Anforderungen
b. Rechtsgrundlagen
Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der personenbezogenen Daten zu den vorgenannten Zwecken ist Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO i.V.m. Art. 4 BayDSG sowie weiteren einschlägigen gesetzlichen Bestimmungen (u. a. Art. 2, 3, 7 und 59 BayHIG, Art. 103 BayBG, § 106 GewO).
Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung von Beamten ist Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO i.V.m. Art. 4 BayDSG sowie den einschlägigen beamtenrechtlichen Vorschriften (u.a. Art. 33 Abs. 5 GG). Für alle weiteren Beschäftigten erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung von Studierenden ist primär Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO i.V.m. Art. 4 BayDSG und Art. 2 BayHIG zur Durchführung des Studiums; soweit darüber hinaus eine Verarbeitung auf Grundlage einer Einwilligung erfolgt, richtet sich diese nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO i.V.m. Art. 7 DSGVO.
c. Datenkategorien
Folgende Datenkategorien werden verarbeitet:
1. Personenbezogene Basisdaten und Kontaktinformationen
2. Authentifizierungsdaten
3. Eindeutige Identifikationsnummern und Signaturen
4. Pseudonymisierte Kennungen
5. Standortdaten
6. Inhaltsdaten
7. Geräteinformationen (einschließlich Informationen des eingesetzten Dienstes)
8. Personal- und Einstellungsdaten
d. Kategorien von betroffenen Personen
Folgende Kategorien von Personen sind betroffen:
- Personen, die Microsoft 365 nutzen oder administrieren, unter anderem Beschäftigte der Hochschule, Studierenden und externe Nutzer (Datenkategorie 1-8)
- Personen, die in der Kommunikation und Dokumenten identifizierbar sind (Datenkategorie 1, 6)
e. Empfänger bzw. Kategorien von Empfänger der personenbezogenen Daten
Die Anbieter von Microsoft 365 und deren Unterauftragsverarbeiter erhalten im Rahmen des Auftragsverarbeitungsvertrags nach Art. 28 DSGVO Kenntnis von den erforderlichen Daten. Sollten überdies Daten an die genannten Anbieter übermittelt werden, sind die folgenden Rechtsgrundlagen einschlägig: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, 49 Abs 1 lit. c DSGVO bzw. außerhalb der vertraglichen Erforderlichkeiten Art. 5 Abs. 1 S.1 Nr. 2 BayDSG, Art. 49 Abs. 1 lit. d DSGVO.
Zusätzliche Informationen zur Datenverarbeitung von Microsoft 365 können hier eingesehen werden: Microsoft-Datenschutzbestimmungen – Microsoft-Datenschutz
Die personenbezogenen Daten werden an folgende Stellen weitergegeben:
- Personen, mit denen Sie kommunizieren oder zusammenarbeiten
- IT-Mitarbeiter der Hochschule für angewandte Wissenschaften München
- Microsoft Ireland Operations Limited (Auftragsverarbeitung und Vertragserfüllung)
- Microsoft Corporation (Auftragsverarbeitung, Vertragserfüllung sowie eigener Zwecke)
- Sowie deren Unterauftragsverarbeiter und Supportdienstleister
f. Dauer der Speicherung der personenbezogenen Daten
Ihre personenbezogenen Daten werden gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zweckes ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind. Ein Erfordernis kann insbesondere dann bestehen, wenn Daten zur Erfüllung vertraglicher Pflichten, zur Geltendmachung oder Abwehr von Ansprüchen oder aufgrund gesetzlicher Aufbewahrungspflichten benötigt werden; bei Verarbeitung auf Grundlage einer Einwilligung bis zu deren Widerruf, sofern keine andere Rechtsgrundlage besteht.
Weitere Informationen zum Thema Datenaufbewahrung, Löschung und Vernichtung in Microsoft 365 finden Sie unter diesem Link.
g. Ihre Rechte
Nach der Datenschutz-Grundverordnung stehen Ihnen folgende Rechte zu:
- Werden Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet, so haben Sie das Recht Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten zu erhalten (Art. 15 DSGVO).
- Sollten unrichtige personenbezogene Daten verarbeitet werden, steht Ihnen ein Recht auf Berichtigung zu (Art. 16 DSGVO).
- Liegen die gesetzlichen Voraussetzungen vor, so können Sie die Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung verlangen sowie Widerspruch gegen die Verarbeitung einlegen (Art. 17, 18 und 21 DSGVO).
- Wenn Sie in die Datenverarbeitung eingewilligt haben oder ein Vertrag zur Datenverarbeitung besteht und die Datenverarbeitung mithilfe automatisierter Verfahren durchgeführt wird, steht Ihnen gegebenenfalls ein Recht auf Datenübertragbarkeit zu (Art. 20 DSGVO).
Sollten Sie von Ihren oben genannten Rechten Gebrauch machen, prüft die Hochschule für angewandte Wissenschaften München, ob die gesetzlichen Voraussetzungen hierfür erfüllt sind.
Wenn Sie in die Datenerhebung durch den oben genannten Verantwortlichen durch eine entsprechende Erklärung eingewilligt haben, können Sie die Einwilligung jederzeit für die Zukunft gem. Art. 7 Abs. 3 DSGVO widerrufen. Die Rechtmäßigkeit, der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Datenverarbeitung, wird durch diesen nicht berührt.
Hinweis: Zur Verifizierung Ihrer Identität kann es erforderlich sein, dass zusätzliche Informationen angefordert werden.
h. Pflicht zur Bereitstellung der Daten
Sofern die Verarbeitung auf einer Einwilligung beruht, erfolgt die Angabe Ihrer Daten auf freiwilliger Basis. In Fällen, in denen eine andere rechtliche Grundlage gilt, etwa bei Beamten und anderen Beschäftigten, besteht eine Pflicht zur Bereitstellung der erforderlichen Angaben. Soweit die Verarbeitung zur Wahrnehmung einer Aufgabe im öffentlichen Interesse erforderlich ist, kann die Bereitstellung der hierfür notwendigen Daten verpflichtend sein, insbesondere für die Nutzung zentraler Systeme im Rahmen von Studium oder Beschäftigung. Ohne diese Daten kann eine Nutzung des Systems nicht erfolgen.
i. Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde
Ferner besteht gem. Art. 77 DSGVO ein Beschwerderecht beim Bayerischen Landesbeauftragten für den Datenschutz. Diesen können Sie unter folgenden Kontaktdaten erreichen:
Postanschrift: Postfach 22 12 19, 80502 München
Adresse: Wagmüllerstraße 18, 80538 München
Telefon: 089 212672-0
Telefax: 089 212672-50
Online-Meldung: https://www.datenschutz-bayern.de/service/complaint.html
Fotoaufnahmen
Im Rahmen der Presse- und Öffentlichkeitsarbeit werden bei Veranstaltungen und Terminen Fotos aufgenommen, auf denen Gäste gegebenenfalls erkennbar sind. Rechtsgrundlagen für die Aufnahme von Personenfotografien ist die Befugnisnorm des Art. 4 Abs. 1 Bayerisches Datenschutzgesetz (BayDSG) und für entsprechende Bildveröffentlichungen die Befugnisnorm des Art. 5 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 BayDSG. Hierbei wägt die Hochschule München ihre Interesse an der Veröffentlichung zum Zweck der Öffentlichkeitsarbeit mit dem Grundrecht der darstellten Personen auf informationelle Selbstbestimmung ab. Liegt nach dem Ermessen der Hochschule ein berechtigtes schutzwürdiges Interesse an dem Ausschluss der Veröffentlichung vor, so werden entsprechende Personenfotos nicht veröffentlicht. Der Aufnahme und/oder einer Veröffentlichung kann jederzeit widersprochen werden.
Für einen Widerspruch stehen die unten genannten Kontaktdaten zur Verfügung.
Kommunikation
Mitgeteilte Anliegen oder eine Meinung per E-Mail, Post, Telefon, Fax oder Social Media und die darin gemachten Angaben werden zum Zweck der Bearbeitung des Anliegens sowie für mögliche Anschlussfragen und zum Meinungsaustausch verarbeitet.
Betroffenenrechte
Nach der Datenschutz-Grundverordnung stehen folgende Rechte zu:
- Werden personenbezogene Daten verarbeitet, so haben Betroffene das Recht, Auskunft über die zu ihrer Person gespeicherten Daten zu erhalten (Art. 15 DSGVO).
- Sollten unrichtige personenbezogene Daten verarbeitet werden, steht ein Recht auf Berichtigung zu (Art. 16 DSGVO).
- Liegen die gesetzlichen Voraussetzungen vor, so können Betroffene die Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung verlangen (Art. 17, 18 DSGVO).
- Wenn in die Datenverarbeitung eingewilligt wurde oder wenn ein Vertrag zur Datenverarbeitung besteht und die Datenverarbeitung mithilfe automatisierter Verfahren durchgeführt wird, steht Betroffenen gegebenenfalls ein Recht auf Datenübertragbarkeit zu (Art. 20 DSGVO).
- Betroffene haben das Recht, ihre datenschutzrechtliche Einwilligungserklärung jederzeit zu widerrufen. Durch den Widerruf der Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt (Art. 7 DSGVO).
- Betroffenen steht das Recht zu, Auskunft darüber zu verlangen, ob eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling besteht (Art. 22 DSGVO).
- Betroffene haben das Recht, aus Gründen, die sich aus ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung ihrer Daten Widerspruch einzulegen, wenn die Verarbeitung ausschließlich auf Grundlage des Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 lit. e oder f DSGVO erfolgt (Art. 21 Abs. 1 Satz 1 DSGVO).
Sollte von den oben genannten Rechten Gebrauch gemacht werden, prüft die öffentliche Stelle, ob die gesetzlichen Voraussetzungen hierfür erfüllt sind.
Weiterhin besteht ein Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde. Die für die Hochschule München zuständige Behörde ist der Bayerische Landesbeauftragte für den Datenschutz.
Dieser ist unter folgenden Kontaktdaten erreichbar:
Postanschrift:
Postfach 22 12 19
80502 München
Adresse:
Wagmüllerstraße 18
80538 München
Tel.: +49 89 212672 - 0
Fax: +49 89 212672 - 50
E-Mail: poststelle@datenschutz-bayern.de
Internet: https://www.datenschutz-bayern.de/
Sonstiges zu unserer Datenschutzerklärung
Die Hochschule München behält sich vor, diese Datenschutzerklärung gelegentlich anzupassen, damit diese stets den aktuellen rechtlichen Anforderungen entspricht oder um Änderungen der Leistungen in der Datenschutzerklärung umzusetzen, z. B. bei der Einführung neuer Services. Für einen erneuten Besuch der Webseiten gilt dann die neue Datenschutzerklärung.
Bei Fragen können sich Interessierte vertrauensvoll an den Datenschutzbeauftragen (datenschutzbeauftragter@hm.edu) wenden oder auch eine E-Mail schreiben an: kommunikation@hm.edu.
Letzte Aktualisierung: 28. März 2024