Datenschutzhinweise für das Forschungsinformationssystem der Hochschule München

Datenschutz ist für die Hochschule München (HM) ein großes Anliegen und ihre gesetzliche Verpflichtung. Um die Sicherheit persönlicher Daten angemessen bei der Übertragung zu schützen, verwendet die HM, orientiert am aktuellen Stand der Technik, entsprechende Verschlüsselungsverfahren (z.B. SSL/TLS) und gesicherte technische Systeme.

Verantwortlicher

Hochschule für angewandte Wissenschaften München

Lothstr. 34
D-80335 München
Tel.: +49 89 12 65 - 0
Fax: +49 89 12 65 - 3000
E-Mail: kommunikation@hm.edu
Internet: www.hm.edu

Die Hochschule für angewandte Wissenschaften München ist eine Körperschaft des Öffentlichen Rechts. Sie wird durch ihren Präsidenten Prof. Dr. Martin Leitner gesetzlich vertreten.

Behördlicher Datenschutzbeauftragter

Der behördliche Datenschutzbeauftragte der Hochschule München ist per E-Mail unter den Adressen datenschutzbeauftragter@hm.edu und telefonisch unter +49 871 205494-0 erreichbar.

Zweck und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Im Rahmen des Bay.FIS werden personenbezogene Daten zum Zweck des Betriebs eines elektronischen datenbankbasierten Managementsystems mit Kennzahlen zu Forschungsleistungen der wissenschaftlich tätigen HM-Angehörigen verarbeitet. Forschungsleistungen, die im Bay.FIS erfasst werden, sind Informationen über Forschungstätigkeit wie Forschungsprojekte, Promotionen, Schutzrechte und Publikationen. Die in Bay.FIS verarbeiteten Kennzahlen werden mit Datensätzen zu internen und externen Personen (Autorinnen und Autoren, Projektleitungen, Partner etc.) sowie Struktureinheiten der HM und externen Einrichtungen verknüpft.

Die im Bay.FIS verarbeiteten Daten zu öffentlich geförderten Drittmittelprojekten werden auf der Webseite der HM der Öffentlichkeit zugänglich gemacht. Zusätzlich werden Daten zu Auftragsforschungsprojekten und Promotionsvorhaben nach schriftlicher Genehmigung veröffentlicht.

Die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung ist Erfüllung einer öffentlichen Aufgabe gem. Art. 6 Abs. 1 lit. e), Abs. 2 und 3 DSGVO i.V.m. Art. 2 Abs. 2 S. 5 BayHIG i.V.m. Art. 12 Abs. 5 BayHIG (Unterrichtung der Öffentlichkeit über die Forschungstätigkeit und die Forschungsergebnisse), i.V.m. Art. 7 Abs. 1 BayHIG (Qualitätssicherung im Bereich der Forschung), i.V.m. Art. 8 BayHIG (Strategische Hochschulleitung), i.V.m. Art. 22 BayHIG (Gleichstellungsauftrag), i.V.m. Art. 11 Abs. 1 BayHIG (Leistungsbewertungen für die Mittelvergabe).

Die in Bay.FIS eingepflegten Daten werden ferner für die Zwecke der Erstellung der Hochschulstatistik gem. Art. 6 Abs. 1 lit. e), Abs. 2 und 3 DSGVO i.V.m. HStatG, BStatG, FPStatG, BayStatG verwendet.

Soweit in eine Verarbeitung eingewilligt wurde, stützt sich die Datenverarbeitung auf Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 lit a DSGVO. Dies betrifft insbesondere die optionalen Felder in der jeweiligen Maske. Betroffene haben das Recht erteilte Einwilligungen gem. Art. 7 Abs. 3 DSGVO mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen unter fis@hm.edu.

Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten ist nicht vorgesehen. Sollte diese ausnahmsweise stattfinden, erfolgt dies auf Grundlage des Art. 9 Abs. 2 Buchst. b und h DSGVO, Art. 88 Abs. 1 DSGVO, Art. 8 Abs. 1 Satz 1 Nr. 2 und 3 BayDSG.

Empfänger:innen oder Kategorien von Empfänger:innen der personenbezogenen Daten

Zugriff auf die Inhalte des Bay.FIS-Portals der Hochschule München haben grundsätzlich nur die für das Portal freigeschaltete Mitarbeiter der HM.

Der Umfang der Zugriffsrechte auf bestimmte personenbezogene Daten hängt von der Zugehörigkeit zu einer bestimmten Nutzergruppe ab und richtet sich nach der Erforderlichkeit:

- Einen Vollzugriff auf die Bereiche „Veröffentlichungen“, „Projekte“, „Promotionen“, „Partner“ und die darin enthaltenen personenbezogenen Daten haben die Hochschulleitung sowie die Abteilungen FO, FI, GS, HE und QED, HE.

- Die HM-Abteilungen FO, FI, GS, HE, IL und QM sowie die Geschäftsführungen der Forschungsinstitute und die Hochschulleitung haben zusätzlich einen Vollzugriff auf die vollständigen Personenlisten.

- Dekane und Geschäftsführungen sowie Institutsleitungen der Forschungsinstitute haben Zugriff auf Projekte, Promotionen und Veröffentlichungen der jeweiligen Fakultät bzw. des jeweiligen Instituts

- Professoren und Professorinnen haben auf ihre eigenen Projekte, Promotionen, Schutzrechte und Veröffentlichungen Zugriff.

- Einzelne Mitarbeitende der Abteilung FO haben einen Vollzugriff auf die im System eingetragenen Schutzrechte. Darüber hinaus hat jeder Mitarbeiter der HM Sicht und Bearbeitungsrechte nur bzgl. eigener Schutzrechte.

Auf der Webseite werden Informationen zu allen öffentlich geförderten Drittmittelprojekten (laufend und abgeschlossen), sowie zur Freigabe genehmigte Promotionen und Auftragsforschungsprojekte veröffentlicht.

Benannt wird bei Projekten außer dem Projektnamen und der Projektbeschreibung, die Projektleitung und beteiligten Einrichtungen.

Speicherdauer der personenbezogenen Daten

Beim Verlassen der Hochschule werden die in Bay.FIS eingetragenen Daten grundsätzlich nicht gelöscht.

Protokolldateien werden in nicht anonymisierter Form im Regelfall 180 Tage aufbewahrt.

Betroffenenrechte

Nach der Datenschutz-Grundverordnung stehen folgende Rechte zu:

• Werden personenbezogene Daten verarbeitet, so haben Betroffene das Recht, Auskunft über die zu ihrer Person gespeicherten Daten zu erhalten (Art. 15 DSGVO).
• Sollten unrichtige personenbezogene Daten verarbeitet werden, steht ein Recht auf Berichtigung zu (Art. 16 DSGVO).
• Liegen die gesetzlichen Voraussetzungen vor, so können Betroffene die Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung verlangen (Art. 17, 18 DSGVO).
• Wenn in die Datenverarbeitung eingewilligt wurde oder wenn ein Vertrag zur Datenverarbeitung besteht und die Datenverarbeitung mithilfe automatisierter Verfahren durchgeführt wird, steht Betroffenen gegebenenfalls ein Recht auf Datenübertragbarkeit zu (Art. 20 DSGVO).
• Betroffene haben das Recht, ihre datenschutzrechtliche Einwilligungserklärung jederzeit zu widerrufen. Durch den Widerruf der Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt (Art. 7 DSGVO).
• Betroffenen steht das Recht zu, Auskunft darüber zu verlangen, ob eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling besteht (Art. 22 DSGVO).
• Betroffene haben das Recht, aus Gründen, die sich aus ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung ihrer Daten Widerspruch einzulegen, wenn die Verarbeitung ausschließlich auf Grundlage des Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 lit. e oder f DSGVO erfolgt (Art. 21 Abs. 1 Satz 1 DSGVO).

Sollte von den oben genannten Rechten Gebrauch gemacht werden, prüft die öffentliche Stelle, ob die gesetzlichen Voraussetzungen hierfür erfüllt sind.

Weiterhin besteht ein Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde. Die für die Hochschule München zuständige Behörde ist der Bayerische Landesbeauftragte für den Datenschutz.

Dieser ist unter folgenden Kontaktdaten erreichbar:

Postanschrift:
Postfach 22 12 19
80502 München

Adresse:
Wagmüllerstraße 18
80538 München

Tel.: +49 89 212672 - 0
Fax: +49 89 212672 - 50

E-Mail: poststelle@datenschutz-bayern.de
Internet: https://www.datenschutz-bayern.de/

Sonstiges zu unserer Datenschutzerklärung

Die Hochschule München behält sich vor, diese Datenschutzerklärung gelegentlich anzupassen, damit diese stets den aktuellen rechtlichen Anforderungen entspricht oder um Änderungen der Leistungen in der Datenschutzerklärung umzusetzen, z. B. bei der Einführung neuer Services. Für einen erneuten Besuch der Webseiten gilt dann die neue Datenschutzerklärung.

Bei Fragen können sich Interessierte vertrauensvoll an den Datenschutzbeauftragen (datenschutzbeauftragter@hm.edu) wenden oder auch eine E-Mail schreiben an: kommunikation@hm.edu.

Letzte Aktualisierung: 10. März 2021