Datenschutzhinweis für Bewerbende

Wir freuen uns über Ihr Interesse an der Hochschule München (HM) als potenzieller Arbeitgeberin. Gleichzeitig nehmen wir den vertrauensvollen Umgang mit personenbezogenen Daten von Bewerberinnen und Bewerbern sehr ernst. Daher berücksichtigen wir die datenschutzrechtlichen Anforderungen der Europäischen Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) in unseren Verwaltungsprozessen.

Datenschutz ist für die Hochschule München (HM) ein großes Anliegen und ihre gesetzliche Verpflichtung. Um die Sicherheit persönlicher Daten angemessen bei der Übertragung zu schützen, verwendet die HM, orientiert am aktuellen Stand der Technik, entsprechende Verschlüsselungsverfahren (z.B. SSL/TLS) und gesicherte technische Systeme.

Verantwortlicher

Hochschule für angewandte Wissenschaften München

Lothstr. 34
D-80335 München
Tel.: +49 89 12 65 - 0
Fax: +49 89 12 65 - 3000
E-Mail: kommunikation@hm.edu
Internet: www.hm.edu

Die Hochschule für angewandte Wissenschaften München ist eine Körperschaft des Öffentlichen Rechts. Sie wird durch ihren Präsidenten Prof. Dr. Martin Leitner gesetzlich vertreten.

Behördlicher Datenschutzbeauftragter

Der behördliche Datenschutzbeauftragte der Hochschule München ist per E-Mail unter der Adresse datenschutzbeauftragter@hm.edu und telefonisch unter +49 89 6080 7600 erreichbar.

Personenbezogene Daten

Personenbezogene Daten sind Einzelangaben über persönliche oder sachliche Verhältnisse einer bestimmten oder bestimmbaren natürlichen Person. Darunter fallen Informationen wie z. B. Name, Anschrift, Telefonnummer oder Geburtsdatum. Darunter fallen auch personenbezogene Unterlagen, die Nutzer:innen in das Portal einstellen.

Umfang der Verarbeitung personenbezogener Daten

Wir verarbeiten personenbezogene Daten unserer Bewerberinnen und Bewerber grundsätzlich nur, soweit dies für die Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses bei uns, bzw. soweit dies für die Entscheidung über die Berufung zur Professorin oder zum Professor erforderlich ist.

Zugang zu oder Zugriff auf Ihre Bewerbungsdaten sowie auf die im Talentpool gespeicherten Daten erhalten bei uns ausschließlich mit der Bearbeitung von Bewerbungen betraute sowie entscheidungsberechtigte Personen.

Wenn die verhängten Infektionsschutzmaßnahmen dies erfordern, werden die Bewerbungsgespräche und Probelehrveranstaltungen zum Schutz der Bewerber:innen sowie des HM-Personals virtuell mit Hilfe von Videokonferenz-Software durchgeführt. Hierfür wird an der Hochschule München vorwiegend Jitsi Meet genutzt, wobei im Falle der technisch bedingten Notwendigkeit auch Zoom oder ausnahmsweise auch andere Tools eingesetzt werden können.

Folgende personenbezogene Daten sind Gegenstand der Verarbeitung im Rahmen von Online-Bewerbungsgesprächen und Online-Probelehrveranstaltungen:

• Pflichtangaben zu (Berufungs-)Bewerber:innen: Vorname, Nachname.
• Optional: E-Mail-Adresse, Passwort, Profilbild und Telefon.
• Meeting-Metadaten: Thema, Beschreibung (optional), Teilnehmer:innen-IP-Adressen, Geräte- und Hardware-Informationen der Teilnehmer:innen.
• Text-, Audio- und Videodaten: Es gibt die Möglichkeit, während eines Online-Bewerbungsgesprächs bzw. einer Online-Probelehrveranstaltung die Chat- und die Fragefunktion und zum Teil auch die Umfragefunktion zu nutzen. Insoweit werden die gemachten Texteingaben verarbeitet. Um die Anzeige von Video und die Wiedergabe von Audio zu ermöglichen, werden während der Dauer des Bewerbungsgespräches bzw. der Online-Probelehrveranstaltung die Daten vom Mikrofon des Endgeräts sowie von einer etwaigen Videokamera des Endgeräts verarbeitet. Eine langfristige Speicherung jenseits einer technisch notwendigen Zwischenspeicherung findet nicht statt.

Möglichkeit einer softwareseitigen „Aufmerksamkeitsüberwachung“ („Aufmerksamkeitstracking“) ist deaktiviert. Eine automatisierte Entscheidungsfindung i.S.d. Art. 22 DSGVO kommt nicht zum Einsatz.

Informationen zum Talentpool

Die Hochschule München betreibt im Bewerbermanagementsystem "Bite" einen Talentpool für Professor:innen sowie für Bewerber:innen aus dem wissenschaftsunterstützenden Bereich. Sie können in die Aufnahme in den Talentpool entweder im Rahmen einer Bewerbung oder davon unabhängig über diesen Link (für Professor:innen) oder über diesen Link (für den wissenschaftsunterstützenden Bereich) einwilligen. Dabei werden in beiden Fällen folgende personenbezogene Daten verarbeitet:

• Name
• Geburtsdatum
• Kontaktdaten: Adresse, E-Mail-Adresse und Telefon- bzw. Mobilfunknummer
  
• Optional können weitere Angaben gemacht werden (z.B. zu einer bestehenden Schwerbehinderung und Nationalität)

Für die Eintragung in den Talentpool für Professor:innen sind zusäzlich folgende Pflichtangaben erforderlich:

• Höchster Hochschulabschluss
• Angaben zur Promotion und Habilitation
• Ob die Bewerber:in aktuell an der Hochschule München tätig ist
• Fachgebiet (optionales Feld bei der Registrierung im Talentpool im Rahmen eines Bewerbungsverfahrens, ansonsten Pflichtfeld)

Erfolgt die Aufnahme in den Talentpool im Rahmen eines laufenden Berufungsverfahrens, werden zusätzlich zu den o.g. Informationen auch Ihre vollständigen Bewerbungsunterlagen im Bewerbermanagementsystem „Bite“ gespeichert.

Zwecke und Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten

Die Verarbeitung Ihrer Bewerbungsdaten dient dem Zweck der Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses, bzw. der Entscheidung über die Berufung zur Professorin oder zum Professor. Die im Talentpool gespeicherten personenbezogenen Daten werden verarbeitet, um die darin registrierten Personen über geeignete ausgeschriebene Stellen und andere relevante Entwicklungen an der Hochschule München zu benachrichtigen.

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der personenbezogenen Daten im Rahmen des Auswahlverfahrens für die Begründung eines Beamtenverhältnisses ist Art. 6 Abs. 1 lit. e, Abs. 2, Abs. 3 DSGVO in Verbindung mit Art. 103 BayBG und in entsprechender Anwendung (vgl. Art. 145 Abs. 2 BayBG) in Rahmen vorvertraglicher Maßnahmen für einen mit der Bewerbung angestrebten Beschäftigungsvertrag bei Tarifbeschäftigten.

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der personenbezogenen Daten im Rahmen der mit der Bewerbung angestrebten Einstellung in den Vorbereitungsdienst ist Art. 6 Abs. 1 lit. e, Abs. 2, Abs. 3 DSGVO in Verbindung mit Art. 103 BayBG in Verbindung mit Art. 26 LlbG.

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der personenbezogenen Daten im Rahmen der mit der Bewerbung angestrebten Berufung zur Professorin oder zum Professor ist Art. 6 Abs. 1 lit. e, Abs. 2, Abs. 3 DSGVO in Verbindung mit Art. 103 BayBG in Verbindung mit Art. 26 LlbG in Verbindung mit Art. 66 BayHIG in Verbindung mit der Berufungsrichtlinie der HM vom 29.08.2019, in Kraft seit dem 01.09.2019.

Sofern Sie uns besondere Kategorien von personenbezogenen Daten im Bewerbungsverfahren zur Verfügung stellen, verarbeiten wir diese auf Grund der Rechtsgrundlage des Art. 103 S. 1 Nr. 2 BayBG und Art. 9 Abs. 2 Buchst. b und h DSGVO in Verbindung mit Art. 88 Abs. 1 DSGVO in Verbindung mit Art. 8 Abs. 1 Satz 1 Nr. 2 und 3 BayDSG.

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der personenbezogenen Daten im Rahmen der Aufnahme in den sog. Talentpool der Hochschule München ist die Einwilligung gem. Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

Datenlöschung und Speicherdauer

Ihre personenbezogenen Bewerbungsdaten werden – unabhängig vom Ausgang Ihrer Bewerbung – nach Ablauf von sechs Monaten nach Abschluss des Bewerbungs- bzw. nach Ablauf von einem Jahr nach Abschluss des Berufungsverfahrens, gelöscht.

Wird von Bewerber:innen in die Aufnahme in den Talentpool für Professor:innen einwilligt, werden die über das Talentpool-Formular eingegebenen Informationen 36 Monate ab den Zeitpunkt der Abgabe der Einwilligung im Bewerbermanagementsystem der Hochschule München aufbewahrt.

Die Aufbewahrungsfrist im Rahmen des Talentpools für Bewerber aus dem wissenschaftsunterstützenden Bereich beträgt 12 Monate ab dem Zeitpunkt der Abgabe der Einwilligung im Bewerbermanagementsystem.

Die o.g. Aufbewahrungsfristen gelten auch für die bei der Aufnahme in den Talentpool ggfls. mitgespeicherten Bewerbungsunterlagen.

Eine vorzeitige Löschung Ihrer Daten aus dem Talent-Pool ist selbstverständlich auch möglich. Bitte schicken Sie uns dazu eine E-Mail an talentpool-loeschung@hm.edu .

Wenn Sie im Rahmen Ihrer Bewerbung oder Registrierung in unserem Talentpool in „Bite“ auf die Schaltfläche „Später fortführen“ klicken, werden die von Ihnen eingegebenen Inhalte 30 Tage gespeichert. Diese sind über den Ihnen auf die E-Mail-Adresse zugesendeten Link abrufbar. Nach Ablauf dieser Frist werden die gespeicherten Daten automatisch gelöscht. Alternativ können Sie Ihre Angaben auch selbst über einen in der Bestätigungs-E-Mail enthaltenen Link löschen.

Personenbezogene Daten aus Ihrer Bewerbung werden in die Personalakte übernommen, sofern sie nach Begründung des Beschäftigungsverhältnisses in einem unmittelbaren inneren Zusammenhang mit diesem stehen. Rechtsgrundlage für diese Verarbeitung ist § 3 Abs. 6 TV-L, bzw. § 50 BeamtStG.

Die Video- und Audioübertragungen, die im Rahmen von Online-Bewerbungen bzw. Probelehrveranstaltungen stattfinden, werden durch die Hochschule München nicht aufgezeichnet und somit auch nicht über eine technisch notwendige Zwischenspeicherung hinaus gespeichert.

Empfänger:innen von personenbezogenen Daten

Die HM setzt Dienstleister im Wege der Auftragsverarbeitung bei der Erbringung von Leistungen ein, insbesondere für die Bereitstellung, Wartung und Pflege von IT-Systemen, in welchen Ihre Bewerbungsdaten verarbeitet werden.

Das Bewerbermanagementsystem wird hier von der Firma BITE GmbH, Magirus-Deutz-Straße 16, 89077 Ulm zur Verfügung gestellt. Die HM hat diesen Dienstleister sorgfältig ausgewählt und überprüft diesen regelmäßig, um Ihre Privatsphäre gewährleisten zu können. Die HM verpflichtet diesen vertraglich, Ihre Daten ausschließlich gemäß dem geltenden europäischen und deutschen Recht zu behandeln.

EmpfängerInnen der über Videokonferenz verarbeiteten Daten sind die TeilnehmerInnen an dem Bewerbungsgespräch und an der Online-Probelehrveranstaltung.

Sofern die Videoaufzeichnung über Diensteanbieter erfolgt, die Ihren Unternehmenssitz in den U.S.A. haben wie z. B. Webex oder Zoom, findet eine Datenübermittlung in Drittländer statt. Mit dem Dienstleister sind entsprechende Verträge zur Auftragsverarbeitung abgeschlossen, sofern die Lizenz über die Hochschule München bezogen wurde. Übermittelt werden Verkehrsdaten wie z.B. IP-Adresse und, falls überhaupt angegeben, personenbezogene Daten wie Nutzer:innenname, E-Mail-Adresse sowie Name und Vorname. Sowohl die personenbezogenen Daten wie Nutzer:innenname, E-Mail-Adresse sowie Name und Vorname als auch Videoinhalte werden verschlüsselt übertragen. Zoom hat keinen Zugriff, weder auf die Nutzerdaten noch auf die Inhalte der Videokonferenz, da Zoom den Schlüssel hierzu nicht hat (Ende-zu-Ende Verschlüsselung). Ein angemessenes Datenschutzniveau ist durch den Abschluss der sog. EU-Standardvertragsklauseln und darüber hinaus zugesagte Garantien durch den Dienstleister Zoom (z.B. Verschlüsselung) garantiert.

Betroffenenrechte

Nach der Datenschutz-Grundverordnung stehen folgende Rechte zu:

• Werden personenbezogene Daten verarbeitet, so haben Betroffene das Recht, eine Bestätigung darüber zu verlangen, ob ihre Daten verarbeitet werden und das Recht auf Auskunft über diese Daten sowie auf weitere Informationen und Kopie der Daten entsprechend Art. 15 DSGVO.
• Sollten unrichtige personenbezogene Daten verarbeitet werden, steht ein Recht auf Berichtigung bzw. auf Vervollständigung im Falle der Unvollständigkeit zu (Art. 16 DSGVO).
• Liegen die gesetzlichen Voraussetzungen vor, so können Betroffene die Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung verlangen (Art. 17, 18 DSGVO).
• Betroffene haben das Recht ihre an uns bereitgestellten personenbezogenen Daten nach Maßgabe des Art. 20 DSGVO zu erhalten sowie das Recht, deren Übermittlung an andere Verantwortliche zu fordern.
• Betroffene haben das Recht erteilte Einwilligungen gem. Art. 7 Abs. 3 DSGVO mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen unter datenschutzbeauftragter@hm.edu .
• Betroffene können der künftigen Verarbeitung ihrer Daten nach Maßgabe des Art. 21 DSGVO jederzeit widersprechen. Der Widerspruch kann insbesondere gegen die Verarbeitung für Zwecke der Direktwerbung erfolgen unter datenschutzbeauftragter@hm.edu.
• Ferner haben Betroffene gem. Art. 77 DSGVO das Recht, eine Beschwerde bei der zuständigen Aufsichtsbehörde einzureichen.

Die für die Hochschule München zuständige Behörde ist der Bayerische Landesbeauftragte für den Datenschutz.

Dieser ist unter folgenden Kontaktdaten erreichbar:

Postanschrift:
Postfach 22 12 19
80502 München

Adresse:
Wagmüllerstraße 18
80538 München

Tel.: +49 89 212672 - 0
Fax: +49 89 212672 - 50

E-Mail: poststelle@datenschutz-bayern.de
Internet: https://www.datenschutz-bayern.de

Sonstiges zu unserer Datenschutzerklärung

Die Hochschule München behält sich vor, diese Datenschutzerklärung gelegentlich anzupassen, damit diese stets den aktuellen rechtlichen Anforderungen entspricht oder um Änderungen der Leistungen in der Datenschutzerklärung umzusetzen, z. B. bei der Einführung neuer Services. Für einen erneuten Besuch der Webseiten gilt dann die neue Datenschutzerklärung.

Bei Fragen können sich Interessierte vertrauensvoll an den Datenschutzbeauftragen (datenschutzbeauftragter@hm.edu) wenden oder auch eine E-Mail schreiben an: kommunikation@hm.edu.

Letzte Aktualisierung: 27. April 2023