Datenschutzhinweise für die Online-Studienberatung (Instant-Chat und Registrierung, Chatbot) und Online-Terminvereinbarung
Verantwortlicher
Hochschule für angewandte Wissenschaften München
Lothstr. 34
D-80335 München
Tel.: +49 89 12 65 - 0
Fax: +49 89 12 65 - 3000
E-Mail: kommunikation@hm.edu
Internet: www.hm.edu
Die Hochschule für angewandte Wissenschaften München ist eine Körperschaft des Öffentlichen Rechts. Sie wird durch ihren Präsidenten Prof. Dr. Martin Leitner gesetzlich vertreten.
Behördlicher Datenschutzbeauftragter
Der behördliche Datenschutzbeauftragte der Hochschule München ist per E-Mail unter den Adressen datenschutzbeauftragter@hm.edu und telefonisch unter +49 9951 99990-500 erreichbar.
Umfang, Zwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung
Die Nutzung von online-studienberatung.hm.edu und seiner Angebote ist freiwillig. Sie können weiterhin auch persönlich oder telefonisch einen Termin zur Studienberatung vereinbaren.
Instant-Chat Beratung
a) Anonyme Nutzung möglich
Wenn Sie den Instant-Chat als nicht registrierte/r Nutzer/in nutzen, sind Sie als Ratsuchende/r nicht verpflichtet personenbezogene Daten, wie Namen oder sonstige Daten, die Ihre Person betreffen, zu nennen. Die Beratung ist stets anonym möglich. Sie werden auch nicht zur Angabe von personenbezogenen Daten aufgefordert.
b) Personenbezogene Nutzung
Sollten Sie jedoch freiwillig Angaben zu Ihrer Person machen, ist die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung Ihre Einwilligung gem. Art. 6 Abs. 1 lit. a, Art. 7 DSGVO.
Empfänger der Daten ist die Studienberaterin oder der Studienberater und Betreiberin der Plattform (zone35 GmbH & Co. KG auf Grundlage von "assisto") im Rahmen einer Auftragsverarbeitungsvereinbarung mit der Hochschule München.
Ihre personenbezogenen Daten, welche Sie über den Instant-Chat eingeben, werden vertraulich behandelt und nach 7 Tagen unwiderruflich gelöscht.
Sie können aber auch als registrierte/r Nutzer/in den Chat zu nutzen. In diesem Fall bleiben Ihre Daten im Account gespeichert und bei Inaktivität des Accounts nach einem Jahr ab der letztmaligen Anmeldung automatisch gelöscht.
Sie können ihre Einwilligung jederzeit ohne Begründung über beratung@hm.edu widerrufen. Durch den Widerruf der Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt. Ihre Daten werden dann aus dem Chatprotokollen gelöscht.
Datenverarbeitung im Rahmen der Registrierung
Mit Beginn der Registrierung als Nutzer/in werden die von Ihnen eingegebenen oder mit Ihrer Nutzung automatisch anfallenden Daten verarbeitet. Soweit diese auf Ihre Person und nicht nur auf eine fingierte Identität verweisen, handelt es sich um personenbezogene Daten. Darum gelten auch für online-studienberatung.hm.edu die einschlägigen Datenschutzgesetze.
Im Folgenden erläutern wir, welche Informationen wir während Ihrer Registrierung erfassen und wie diese genutzt werden.
Bei der Registrierung geben Sie Ihren Benutzernamen, Telefonnummer, die E-Mailadresse, Studiengang (freiwillig) und Nachricht (freiwillig) ein. Als Studierende/r der HM müssen Sie zusätzlich Ihren Vor- und Nachnamen eingeben. Diese Daten werden in einer Datenbank gespeichert. Sie können nach dem Login jederzeit diese Daten einsehen, wenn Sie auf
„Meine Daten“ klicken (auf dem Bildschirm oben rechts auf der Seite). Mit Ihrer Registrierung werden Sie als Online-Studienberatungsnutzer/in registriert.
Die von Ihnen zur Verfügung gestellten personenbezogenen Daten verwenden wir ausschließlich zur Koordination der Terminvereinbarung im Rahmen der Studienberatung.
Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung ist Art.6 Abs.2 – 3 DSGVO, iVm Art.4 Abs.1 BayDSG, Art. 6 Abs. 1 lit e DSGVO, Art. 60 S.1 BayHschG verarbeitet. Für die freiwilligen Felder sowie für das Speichern von Name und Kontaktdaten über den konkreten Beratungstermin hinaus ist Rechtsgrundlage Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit a DSGVO).
Die in Ihrem persönlichen Profil gespeicherten Daten sind ausschließlich für die Berater/innen der Hochschule München sichtbar. Eine Weitergabe innerhalb der Hochschule erfolgt nicht. Weiterer Empfängerin ist die Betreiberin der Plattform (zone35 GmbH & Co. KG auf Grundlage von "assisto") im Rahmen einer Auftragsverarbeitungsvereinbarung mit der Hochschule München.
Ihre Daten werden für den Zeitraum von einem Jahr ab Datum der Registrierung gespeichert und anschließend gelöscht, sofern der Account nicht weiter aktiv genützt wird. Über die Einstellungen in Ihrem Profil können Sie auch jederzeit Ihre im Profil gespeicherten personenbezogenen Daten löschen lassen. Die Löschung Ihrer Daten erfolgt dann innerhalb eines Monats nach Eingang Ihres Löschersuchens.
Datenverarbeitung im Rahmen der Terminanfrage
Im Folgenden erläutern wir, welche Informationen wir während Ihrer Terminanfrage erfassen und wie diese genutzt werden:
Für eine Terminanfrage müssen Sie sich als Nutzer/in registrieren und müssen hierfür Ihren Benutzernamen, Telefonnummer, die E-Mailadresse, Studiengang (freiwillig) und Nachricht (freiwillig) eingeben. Als Studierende/r der HM müssen Sie zusätzlich Ihren Vor- und Nachnamen eingeben. Diese Daten werden in einer Datenbank gespeichert. Sie können nach dem Login jederzeit diese Daten einsehen, wenn Sie auf „Meine Daten“ klicken (auf dem Bildschirm oben rechts auf der Seite).
Die von Ihnen zur Verfügung gestellten personenbezogenen Daten verwenden wir ausschließlich zur Koordination der Terminvereinbarung im Rahmen der Studienberatung und dienen ausschließlich der Information und Vorbereitung der Berater/innen. Die in Ihrem persönlichen Profil gespeicherten Daten sind ausschließlich für die Berater/innen der Hochschule München sichtbar. Eine Weitergabe innerhalb der Hochschule erfolgt nicht.
Weiterer Empfängerin ist die Betreiberin der Plattform (zone35 GmbH & Co. KG auf Grundlage von "assisto") im Rahmen einer Auftragsverarbeitungsvereinbarung mit der Hochschule München.
Ihre Daten werden für den Zeitraum von einem Jahr ab Datum der Registrierung gespeichert und anschließend gelöscht, sofern der Account nicht weiter aktiv genützt wird. Über die Einstellungen in Ihrem Profil können Sie auch jederzeit Ihre im Profil gespeicherten personenbezogenen Daten löschen lassen. Die Löschung Ihrer Daten erfolgt dann innerhalb eines Monats nach Eingang Ihres Löschersuchens.
Datenverarbeitung im Rahmen der Nutzung des Chatbots
a) Zweck und Umfang der Datenverarbeitung
Bei der Nutzung des Chatbots zwecks Online-Beratung werden ausgewählte Webseiten der Abteilung Studium durchsucht („gecrawlt“). Dies passiert nur anlässlich einer Anfrage des Beratungsersuchenden und nur zu den Zwecken der Beantwortung der konkreten Anfrage. Die dabei verarbeiteten Daten werden nicht dauerhaft gespeichert oder für andere Zwecke (bspw. für KI-Training) verwendet.
Von der Verarbeitung umfasst sind die Inhalte inkl. etwaiger personenbezogener Daten, die auf den Webseiten der Abteilung Studium der Hochschule München veröffentlicht wurden. Die in Frage kommenden Datenkategorien umfassen u.U. Namen und Kontaktdaten (Telefon, E-Mail-Adresse, Raumnummer) der auf diesen Seiten benannten Mitarbeiter. In der Regel handelt es sich bei den Kontaktdaten allerdings um nicht personenbezogene Funktionspostfächer.
Chatverläufe des Chatbots werden in der Botpress-Instanz von zome35 gespeichert, um die Qualität der vom Chatbot generierten Antworten zu optimieren. Die Chatverläufe werden durch HM-Mitarbeiterinnen evaluiert, die Wissensdatenbank des Chatbots wird sodann bei Bedarf durch die Mitarbeiter von zone35 händisch aktualisiert. Etwaige in den Chatverläufen vorhandenen personenbezogenen Daten werden nicht in die Wissensdatenbank übertragen. Die Chatverläufe werden nach der Auswertung durch die Mitarbeiter von zone35 gelöscht.
Um die Funktionalität des Chatbots zu gewährleisten, werden ausschließlich technisch erforderliche Cookies gesetzt.
b) Rechtsgrundlage
Die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO i.V.m. Art. 4 BayDSG i.V.m. den Vorschriften des BayHIG, da die Verarbeitung für die Wahrnehmung unserer Aufgaben als öffentliche Einrichtung erforderlich ist (Bereitstellung eines Dienstes für die Zwecke der Online-Beratung).
c) Empfänger der Daten
Die Chatverläufe sind nur für ausgewählte und autorisierte Personen von der Betreiberin des Chatbots (zone35, Auftragsverarbeiter der Hochschule) sowie für Mitarbeitende der HM aus der Studienberatung zugänglich.
Wenn die Ratsuchenden eine Weiterleitung an die Mitarbeiter der Studienberatung durch das Anklicken einer entsprechenden Schaltfläche anfordern, werden die Inhalte der Chatbot-Konversationen an die Mitarbeiterinnen der Studienberatung übergeben,
Zum Betrieb des Chatbots wird ferner der Online-Dienst des Anbieters Botpress Inc. eingesetzt (Unterauftragsverarbeiter der Hochschule), welcher seinerseits die gängigen Large Language Models (LLMs) einsetzt, wobei die Anbieter des verwendeten LLM-Anbieters Unterauftragsverarbeiter der Hochschule ist (gegenwärtig: OpenAI).
Die IP-Adressen der Ratsuchenden werden nur an Botpress Inc. übermittelt und werden nicht weiter an OpenAI weitergeleitet.
Die Ein- und Ausgaben im Chatbot werden nicht zu Trainingszwecken von KI-Modellen von zone35, Botpress oder OpenAI verwendet.
Durch den Einsatz der Unterauftragsverarbeiter ist die Übermittlung der IP-Adressen der Webseitenbesucher sowie der für die Beantwortung der Anfragen von Ratsuchenden auf den Webseiten der HM erhobenen Informationen in die USA (an Botpress Inc. und ggfls. an OpenAI) beabsichtigt. Eine Übermittlung darüberhinausgehender personenbezogener Daten ist nicht beabsichtigt.
d) Speicherdauer
Die Chatverläufe werden solange gespeichert, wie es für die Erfüllung der öffentlichen Aufgaben der Hochschule erforderlich ist.
Betroffenenrechte
Nach der Datenschutz-Grundverordnung stehen folgende Rechte zu:
Sie haben als Nutzer/in das Recht, Auskunft über die zu ihrer Person gespeicherten Daten zu erhalten (Art. 15 DSGVO).
Sollten unrichtige personenbezogene Daten verarbeitet werden, steht Ihnen ein Recht auf Berichtigung zu (Art. 16 DSGVO). Sie können innerhalb Ihres Profils jederzeit Ihre im Rahmen der Registrierung angegebenen personenbezogenen Daten ändern bzw. berichtigen.
Liegen die gesetzlichen Voraussetzungen vor, so können Betroffene die Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung verlangen (Art. 17, 18 DSGVO). Sie können innerhalb Ihres Profils jederzeit Ihre gespeicherten personenbezogenen Daten löschen lassen. Die Löschung Ihrer Daten erfolgt dann innerhalb eines Monats nach Eingang Ihres Löschersuchens.
Wenn in die Datenverarbeitung eingewilligt wurde oder wenn ein Vertrag zur Datenverarbeitung besteht und die Datenverarbeitung mithilfe automatisierter Verfahren durchgeführt wird, steht Ihnen gegebenenfalls ein Recht auf Datenübertragbarkeit zu (Art. 20 DSGVO).
Sie haben das Recht, ihre datenschutzrechtliche Einwilligungserklärung jederzeit zu widerrufen. Durch den Widerruf der Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt (Art. 7 DSGVO).
Ihnen steht das Recht zu, Auskunft darüber zu verlangen, ob eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling besteht (Art. 22 DSGVO).
Betroffene haben das Recht, aus Gründen, die sich aus ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung ihrer Daten Widerspruch einzulegen, wenn die Verarbeitung ausschließlich auf Grundlage des Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 lit. e oder f DSGVO erfolgt (Art. 21 Abs. 1 Satz 1 DSGVO).
Sollte von den oben genannten Rechten Gebrauch gemacht werden, prüft die öffentliche Stelle, ob die gesetzlichen Voraussetzungen hierfür erfüllt sind.
Weiterhin besteht ein Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde. Die für die Hochschule München zuständige Behörde ist der Bayerische Landesbeauftragte für den Datenschutz. Dieser ist unter folgenden Kontaktdaten erreichbar:
Postanschrift
Postfach 22 12 19
80502 München
Adresse
Wagmüllerstraße 18
80538 München
Tel.: +49 (0) 89 212672-0
Fax: +49 (0) 89 212672-50
E-Mail: poststelle@datenschutz-bayern.de
Internet: www.datenschutz-bayern.de
Sonstiges zu unserer Datenschutzerklärung
Weitere Hinweise zum Datenschutz in der Hochschule München, insbesondere zur Nutzung unserer Webseite und zu Ihren Rechten finden Sie unter www.hm.edu/datenschutz .
Die Hochschule München behält sich vor, diese Datenschutzerklärung gelegentlich anzupassen, damit diese stets den aktuellen rechtlichen Anforderungen entspricht oder um Änderungen der Leistungen in der Datenschutzerklärung umzusetzen, z. B. bei der Einführung neuer Services. Für einen erneuten Besuch der Webseiten gilt dann die neue Datenschutzerklärung.
Bei Fragen können sich Interessierte vertrauensvoll an den Datenschutzbeauftragen (datenschutzbeauftragter@hm.edu ) wenden oder auch eine E-Mail schreiben an: beratung@hm.edu .
Letzte Aktualisierung: 02. April 2025